Telelavoro, lavoro a distanza, lavoro da remoto, smart working sono termini che, con accezioni diverse, rappresentano una modalità di effettuazione dell’attività lavorativa diversa da quella realizzata “fisicamente” negli spazi di lavoro disponibili in azienda: a casa, in un altro ufficio, rapportata al tempo, rapportata agli obiettivi, solo per fare degli esempi.
Premessa
Useremo questi termini senza particolari differenze, che qui non rilevano, e proprio perché tutti accomunati dal fatto di essere antitetici rispetto alla tradizionale modalità del lavoro in azienda. Nell’ambito del reparto amministrativo, con l’introduzione sistematica degli elaboratori elettronici quali strumenti di lavoro negli uffici, la remotizzazione del lavoro ha trovato una concreta possibilità di essere sviluppata solo dopo la diffusione di un’adeguata infrastruttura di comunicazione.
In realtà, il possesso di un personal computer e di una connessione internet sufficientemente performante non sono i soli elementi tecnologici necessari per realizzare una vera remotizzazione del lavoro. Oltre a questo, solo un reale cambiamento di mentalità in ambito amministrativo può realizzare ciò che la tecnologia, da sola, non può fare.
In questa prima parte dell’anno, improvvisamente e senza alcuna possibilità di programmazione, il cambiamento è già avvenuto e gran parte degli uffici amministrativi hanno adottato, in tutto oppure in parte, il lavoro a distanza. Procedure e strumenti dovranno essere assestati, in alcuni casi completati, ma perché tornare indietro?
Tecnologia a portata di mano
VPN, diritti e tracciamento degli accessi, cloud, applicazioni web sono solo alcuni dei termini più ricorrenti che i responsabili amministrativi di un’azienda hanno imparato a conoscere e trattare, per quanto di loro competenza, relazionandosi con i responsabili IT, siano essi interni o esterni, consulenti o società di servizi. In sostanza, la tecnologia ed un esperto di sistemi IT sono in grado di permettere ad un soggetto accreditato dall’azienda di accedere al sistema informatico in modalità sicura e protetta, con la possibilità di utilizzare le applicazioni e gli archivi che l’azienda, in base ad un sistema di autorizzazioni codificato, gli mette a disposizione.
Fino a poco tempo fa i documenti entranti e prodotti in azienda erano soprattutto in formato cartaceo e la loro archiviazione e consultazione rappresentava un’attività onerosa in termini di tempo.
La stessa conversione in formato digita- le rappresentava un vero e proprio investimento costituito dalla scansione e catalogazione più o meno automatizzate di ogni documento. Oggi la maggior parte dei documenti nasce in formato digitale, si pensi soltanto, per la contabilità generale, all’introduzione della fatturazione elettronica, e l’utilizzo di applicazioni e procedure di gestione documenta- le consentono di archiviare, indicizzare, distribuire, consultare i documenti con grande efficienza.
La diffusione di connessioni internet performanti a prezzi accessibili consente di trasferire dati con facilità ed in tempi ragionevoli.
Grazie a numerose piattaforme ad esse dedicate sono inoltre diventate possibili riunioni a distanza caratterizzate da una qualità audio e video che in molti casi possono sostituire la presenza fisica dei partecipanti. Posta elettronica e telefono completano gli strumenti a disposizione degli operatori aziendali per interagire fra di loro e comunicare con i terzi.
Tutti o parte degli elementi tecnologici appena citati erano presenti in azienda, oppure rappresentavano progetti da realizzare, prima del cambiamento avvenuto in questa prima parte dell’anno, indipendentemente da finalità legate alla realizzazione del lavoro a distanza.
Il cambiamento è nelle mani delle persone
Abbiamo visto, senza addentrarci in approfondimenti che non sono e non possono essere nostri, che gli elementi tecnologici necessari per rendere possibile il lavoro a distanza ci sono e sono normalmente disponibili. L’esperienza di questi ultimi mesi ci ha dimostrato che lavoro in presenza e lavoro da remoto raggiungono, nella sostanza, gli stessi obiettivi.
Possiamo escludere ulteriori situazioni in cui il lavoro a distanza dovrà, indipendentemente dai nostri progetti, prevalere sul lavoro in presenza?
Perché non immaginare un futuro in cui sarà normale, per chi vorrà, gestire più liberamente il proprio tempo, modulare la sfera professionale e privata con elasticità, evitare sprechi di tempo e di denaro per le trasferte più o meno quotidiane?
La spinta al cambiamento verso l’utilizzo del lavoro a distanza deriva da un diverso atteggiamento che devono avere gli operatori aziendali a partire dai vertici e non solo. Proviamo ad individuare alcuni assunti tipici di una mentalità “tradizionalista” trovando contemporaneamente le argomentazioni che li smentiscono.